Wanneer je zelf een bedrijf hebt, zoek je waarschijnlijk telkens naar manieren om de activiteiten te stroomlijnen, kosten en tijd te besparen. Heb je ooit nagedacht aan een papierloos bedrijf? De voordelen van papierloos werken op je kantoor zullen je verbazen.
Minder werk met de post
Het sorteren van stapels post kost misschien geen uren van je dag, maar het is wel tijdrovend. En wanneer je klaar bent met het sorteren van je post moet je deze weggooien, beantwoorden of archiveren. Zou je niet liever de hoeveelheid post verminderen die je dagelijks krijgt? Je kunt er namelijk voor kiezen belangrijke documenten, zoals je bankafschriften, je rekeningen en zelfs je facturen, via e-mail of via een online account te ontvangen. Het verminderen van de post die je ontvangt voegt ook nog een extra beveiliging toe. Je hoeft je geen zorgen te maken dat post wordt onderschept of verkeerd wordt bezorgd.
Minder rommel
Ik denk niet dat er iemand is die van rommel houdt. Wanneer je papierloos werkt kun je het grootste deel van de chaos van papieren verminderen. Digitale bestanden nemen namelijk minder ruimte in beslag dan bomvolle mappen met papieren in overvolle archiefkasten. En als je eenmaal een deel van de papieren archieven hebt gedigitaliseerd, kun je tevens snellere toegang krijgen tot de informatie, en daarmee dus bijvoorbeeld ook je klantenservice en bedrijfsvoering verbeteren.
Gemakkelijker toegang tot informatie
“Wanneer moet ik mijn factuur betalen?” vraagt je klant. Als je door schoenendozen vol verfrommelde documenten moet kijken om het antwoord te vinden, is het misschien tijd om een papierloos archiefsysteem te gebruiken. Met papierloze systemen hoef je niet door bergen papierwerk te zoeken om documenten te vinden. Als je tevens een cloud gebaseerd archiefsysteem gebruikt, heb je ook nog eens toegang tot de gegevens vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Wanneer je dan ook nog online bankiert ben je niet beperkt door de openingsuren van de bank. Je hebt 24/7 toegang tot je accounts, zodat je op elk gewenst moment de rekeningsaldi kunt bekijken en rekeningen kunt betalen.
Betere samenwerking
Kennis delen met je werknemers is een belangrijk onderdeel van een succesvol bedrijf. Maar wanneer alles op notities is geschreven kan het overbrengen van kennis lastig zijn. Het gebruik van digitale samenwerkingstools vermindert niet alleen papier op kantoor, maar ze kunnen het ook gemakkelijker maken om kennis te delen en informatie te verspreiden. Dit kan teamwerk verbeteren, innovatie stimuleren en het hamsteren van kennis voorkomen. Medewerkers kunnen samenwerken in de cloud in plaats van te wachten tot collega’s hun papieren bestanden overhandigd hebben.
Snellere betalingen
Als je krediet aan klanten verleent moet je hen op een zeker moment factureren. In plaats van papieren facturen te verzenden kun je overschakelen naar elektronische facturen, waardoor je geld bespaart op papier, enveloppen en verzendkosten. Tevens is er ook de kans dat je de betaling zo kunt bespoedigen. Wanneer je een e-mailfactuur verzendt, zal je klant deze onmiddellijk ontvangen, en dus vaak ook sneller betalen. Als je daarnaast nog software gebruikt waarmee je facturen kunt maken en traceren, kun je onbetaalde facturen efficiënter verwerken door indien nodig automatische vervolgverzoeken te verzenden.